[ut_dropcap style=»two»] В [/ut_dropcap] этой статье мы погрузимся в то, как можно преодолеть то, что я называю «приоритетной растерянностью». Это понятие поможет вам более эффективно управлять своими задачами.
Понимание приоритетной растеряноости
Приоритетная растерянность — это состояние, когда у вас слишком много приоритетов, что приводит к неэффективному управлению задачами. Это часто переживают люди, которые быстро загораются новыми идеями и когда им не ясны их краткосрочные и долгосрочные цели. Чтобы разрешить приоритетную растерянность и правильно выставить приоритеты, нужно рассмотреть две концепции, которые мы изучаем на нашем тренинге «Меньше работать, больше делать».
Чтобы понять это правильно, мы говорим не о планировании вашей работы и не о том, как реагировать на неожиданные события. Мы говорим о выборе того, что делать из всего, что вы уже запланировали. О реакции на сюрпризы жизни мы поговорим позже. Итак, когда наступает время действовать, вам нужно применить «ограничивающие критерии» для определения, что делать. Эти критерии помогают вам перейти от занятости к осмысленному выполнению задач.
Когда наступает время действовать, вам нужно применить «ограничивающие критерии» для определения, что делать.
Четыре ограничивающих критерия
- Место: Где вы сейчас находитесь? Ваше текущее местоположение и доступные инструменты определяют, какие задачи вы можете выполнять. Если вы не дома, напоминание о необходимости смазать дверь не актуально. Аналогично, если ваш телефон разряжен, список звонков бесполезен.
- Доступное время: Сколько времени у вас сейчас есть? Задачи сильно различаются в зависимости от того, есть ли у вас 10 минут, 30 минут или пара часов. Понимание временных ограничений помогает выбрать подходящие действия.
- Энергия: Каков ваш текущий уровень энергии и настроения? Ваши умственные и физические ресурсы влияют на способность выполнять задачи. Важно совмещать задачи, требующие много энергии, с вашими пиковыми периодами активности, а менее энергозатратные задачи оставлять на время, когда вы более устали.
- Приоритет: Какие задания приведут вас к вашим целям? Что нужно сделать, чтобы успеть закончить задания или проекты к крайнему сроку? Выбирайте те задачи, которые принесут вам наибольшее удовлетворение после их выполнения.
Как применять ограничивающие критерии?
Эти критерии становятся фильтром для ваших заданий. Из всего, что нужно сделать, даже если в вашем списке более 100 пунктов, проходя по критериям, вы фильтруете те задачи, которые вы можете выполнить прямо сейчас.
Ваше текущее местоположение, доступное время и уровень энергии сокращают этот список до более управляемого количества, например, до 2/3 или 5/8 задач. Затем достаточно просто выбрать то, что в этот момент для вас наиболее важно. Следуя этому фильтру, приоритеты выпадают естественным образом, как бы сами собой.
Затем достаточно просто выбрать то, что в этот момент для вас наиболее важно.
Управление незапланированной работой
Еще одной значительной проблемой является управление незапланированной работой. Незапланированная работа может нарушить ваш график и затруднить расстановку приоритетов. Для этого чрезвычайно полезна модель «Трех типов работы» Дэвида Аллена. Эта модель делит всю вашу работу на три типа:
- Запланированная работа:
Например проведение встречи с потенциальным клиентом, запланированной на 10:00 или помощь ребенку с выполнением домашнего задания каждый вечер. - Незапланированная работа:
Внезапный звонок от важного клиента с просьбой срочно решить возникшую проблему или внезапная болезнь ребенка, требующая посещения врача и отмены всех запланированных дел. - Определение работы:
Ежедневный просмотр и обработка электронной почты для определения приоритетных задач или анализ и планирование маркетинговой стратегии на предстоящий квартал.
Используя модель «Трех типов работы», вы сможете лучше справляться с незапланированными задачами и эффективнее расставлять приоритеты как в бизнесе, так и в семейной жизни. Это поможет вам сохранять баланс и достигать своих целей без лишнего стресса.
В приведенных примерах незапланированная работа включает достаточно важные «сюрпризы», но они могут быть и менее значимыми. Например, это могут быть внезапные идеи, которые вам хочется немедленно реализовать. Только имея перед глазами четкий план дня, вы можете решить, стоит ли отложить все запланированные дела, чтобы заняться этой идеей, или лучше признать, что запланированные задачи важнее, чем внезапный звонок или идея, которая пришла вам в голову, и решить проблему другим способом.
Только имея перед глазами четкий план дня, вы можете решить, стоит ли отложить все запланированные дела, чтобы заняться этой идеей
Балансировка трех типов работы
Чтобы эффективно управлять незапланированной работой, вам нужно иметь систему для предопределенной работы. Это позволяет вам сравнивать новые, незапланированные задачи с вашими существующими обязательствами и принимать обоснованные решения. Вот пошаговый процесс для реализации этого баланса:
- Настройка и неудача: Оцените, сколько времени вам нужно для каждого типа работы. Этот этап заключается в сборе данных и настройке вашей системы, зная, что вам потребуется корректировать ее по ходу дела.
- Прояснение: Определите время, необходимое для прояснения вашей работы. Например, если вы получаете 100 сообщений в день, вам может потребоваться около 30 минут для прояснения задач из ваших сообщений.
- Оценка: Оцените, сколько времени вы ежедневно тратите на незапланированную работу. Это помогает выделить достаточное время для неожиданных задач, не забывая о предопределенной работе.
Операционализация модели
Собрав эти данные, внедрите их в свой календарь. Создайте слоты для каждого типа работы:
- Прояснение: Ежедневно выделяйте время для прояснения вашей работы.
- Предопределенная работа: Заблокируйте время для выполнения запланированных задач.
- Незапланированная работа: Оставьте буферные периоды для спонтанных или неожиданных задач.
Обзор и улучшение
Регулярно пересматривайте свою систему, чтобы убедиться, что она работает эффективно. Во время еженедельного обзора анализируйте, насколько хорошо вы управляли своим временем, и вносите необходимые коррективы. Со временем ваше восприятие того, сколько времени вам нужно для каждого типа работы, станет более точным, и ваша эффективность улучшится.
[ut_title_divider margin_top=»10″] [/ut_title_divider]
[ut_dropcap style=»two»] П [/ut_dropcap]рименяя эти модели и регулярно пересматривая свой подход, вы получите лучший контроль над своими задачами и уменьшите чувство перегруженности приоритетами. Помните, ключ к эффективной расстановке приоритетов — это понимание вашего контекста, времени и ресурсов, а также балансировка предопределенной, незапланированной и определяющей работы.
Надеюсь, вы найдете эти стратегии полезными. Если у вас есть вопросы или обратная связь, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться. Желаю вам прекрасного дня и успешной расстановки приоритетов. Работайте меньше, делайте больше!
Добавить комментарий